Warum gibt es Finanzprüfungen?

Die Finanzbehörden führen regelmäßig Betriebsprüfungen durch, um die ordnungsgemäße Abführung der Steuern sicherzustellen. Im Mittelpunkt stehen dabei die Kassensysteme, die Buchführung und die Belegerfassung. Dabei wird geprüft, ob ein steuerpflichtiges Unternehmen die Vorgaben der Finanzverwaltung und die geltenden Steuergesetze einhält.

Die wichtigsten Unterschiede im Überblick

Deutschland

• Zuständig: Landesfinanzbehörden
• Besonderheiten: Strenge GoBD-Vorgaben

Österreich

• Zuständig: Finanzamt Österreich
• Besonderheiten: Fokus auf Registrierkassenpflicht & Belegerteilung

Schweiz

• Zuständig: Kantonale Steuerverwaltung / ESTV
• Besonderheiten: MWST-Prüfungen, weniger reglementiert bei Kassen

Welche Pflichten habe ich?

Meldepflicht: Jedes elektronische Kassensystem muss beim zuständigen Finanzamt gemeldet werden (nur Deutschland und Österreich).Sicherheitsmodul-Pflicht: Jedes elektronische Kassensystem muss über eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE in Deutschland, Signaturkarte in Österreich) verfügen, welche die Daten revisionssicher aufzeichnet (Nur Deutschland und Österreich).Aufzeichnungspflicht: Sämtliche aufzeichnungspflichtige Vorgänge müssen einzeln, vollständig, richtig und geordnet erfasst werden.Belegausgabepflicht: Jedem Endkunden muss ein Beleg ausgegeben werden.Aufbewahrungspflicht: Die Daten müssen unveränderbar 10 Jahre in Deutschland und 7 Jahre in Österreich und der Schweiz aufbewahrt werden.Mitwirkungspflicht: Unternehmer:innen müssen Auskunft geben, Unterlagen vorlegen, Fragen beantworten.

Daten Herausgabe im Prüfungsfall

Alle mittels elektronischem Aufzeichnungssystem aufgezeichneten Daten sind herauszugeben. Um die Daten für die Prüfung zu exportieren, kann in primasello ein Fiskalexport im benötigten Format durchgeführt werden.

Was wird bei einer Betriebsprüfung überprüft?

Eine Betriebsprüfung ist eine umfassende Kontrolle der steuerlichen Verhältnisse eines Unternehmens. Sie kann alle oder nur bestimmte Steuerarten betreffen und je nach Betriebsgröße & Branche unterschiedlich intensiv ausfallen. Grundsätzlich geht es um die Richtigkeit der Steuererklärungen.

Hauptbereiche der Prüfung:

1. Buchführung & Aufzeichnungen

• Kontrolle der ordnungsgemäßen Buchhaltung gemäß gesetzlichen Vorschriften
• Sind alle Geschäftsvorfälle vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfasst?
• Abstimmung zwischen Kasse, Bank, Warenwirtschaft und Buchhaltung

2. Kassenführung & Kassensysteme

Besonders wichtig bei Bargeschäften – hier wird ganz genau hingeschaut!

• Wurde ein gesetzeskonformes Kassensystem verwendet?
• Gibt es ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Sicherungseinheit (z. B. TSE in DE, Signaturmodul in AT)?
• Sind Tagesabschlüsse/Z-Bons vorhanden & lückenlos archiviert?
• Gibt es ungeklärte Stornos, Gutschriften, Minus-Buchungen?
• Wurden Belege ordnungsgemäß ausgestellt (Belegausgabepflicht)?
• Kassendatenexport prüfbar & vollständig (z. B. DSFinV-K, TAR, DEP)

💡 Tipp: Jede Manipulation oder Unvollständigkeit in der Kassenführung ist hochriskant – hier drohen schnell Strafen oder sogar Steuerstrafverfahren.

3. Umsatzsteuer / Mehrwertsteuer

• Vergleich von Umsätzen und Steuererklärungen
• Richtige Besteuerung von Lieferungen & Leistungen
• Abzugsfähigkeit von Vorsteuer
• Prüfung von Sonderfällen wie innergemeinschaftlichen Lieferungen, Reverse Charge, Eigenverbrauch

4. Sonstiges

• Privatentnahmen
• Ungewöhnlich hohe oder niedrige Gewinne
• Gesellschafterverhältnisse & verdeckte Gewinnausschüttungen
• Abziehbare Betriebsausgaben
• Lohnangaben & Sozialversicherungen
• Korrekte Führung von Wareneingang / Lager / Inventur
• Private Nutzung & verdeckte Kosten

Wann werde ich einer Betriebsprüfung unterzogen?

Grundsätzlich geht es dem Finanzamt darum, steuerrelevante Sachverhalte zu klären. Es müssen keine bestimmten Gründe oder konkrete Verdachtsfälle vorliegen. Für eine Betriebsprüfung benötigt es einen rechtlich geltenden Beschluss. Sobald dieser Beschluss steht, wirst du von dem für deine Region zuständigen Finanzamt telefonisch kontaktiert, um einen Prüfungstermin zu vereinbaren. Sobald der Termin festgelegt wurde, erhältst du zusätzlich noch die offizielle Prüfungsanordnung per Post. Die Betriebsprüfung kann dann nur in Ausnahmefällen wie Krankheit oder beträchtlicher Betriebsstörung wie höhere Gewalt oder Umbauarbeiten verlegt werden.

Wie kann man sich auf eine Betriebsprüfung vorbereiten?

Das Wichtigste ist, dass man seine Buchhaltung sauber und geordnet führt. Sollten Lücken auffallen ist es ratsam die Zeit vor dem Prüfungstermin zu nutzen, um diese zu füllen. Sehr hilfreich kann auch die Rücksprache mit dem Steuerberater sein, um alles zu besprechen und gegebenenfalls Daten und Unterlagen im Vorhinein zu kontrollieren.

• Nutze ein gesetzeskonformes Kassensystem
• Sorge für regelmäßige Sicherungen & Archivierung deiner Daten
• Dokumentiere alle Änderungen am Kassensystem
• Halte dich an gesetzliche Anforderungen (z. B. TSE in DE, Signaturpflicht in AT)
• Reagiere auf Anfragen des Finanzamts stets fristgerecht